Privacyverklaring Toneelvereniging ’t Olsenaarke vzw

  1. Algemeen

Toneelvereniging ’t Olsenaarke vzw met maatschappelijke zetel te Hippodroomstraat 121, 8790 Waregem, (hierna ”TVO vzw” genoemd) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en waarom.

Het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers wordt geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of GDPR (General Data Protection Regulation). Sinds vrijdag 25 mei 2018 moet elke organisatie kunnen aantonen welke persoonsgegevens ze verzamelt en hoe de data gebruikt en beveiligd worden.

TVO vzw houdt zich dan ook aan deze Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens worden verder beschreven in deze privacyverklaring.
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

TVO vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of om welke reden dan ook contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: secr@toneelolsenaarke.be.

  1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door de TVO vzw verwerkt en opgeslagen ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Het reserveren / bestellen van tickets voor de voorstellingen van TVO vzw. Dus met toestemming van de betrokkene.
  • Het bezorgen van door betrokkene zelf opgevraagde informatie. Dus met toestemming van de betrokkene.
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen in verband met voorstellingen of evenementen waar TVO vzw aan deelneemt. Dus met toestemming van de betrokkene.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • Naam, voornaam, telefoonnummer en emailadres. Het telefoonnummer is nodig om betrokkene eventueel te kunnen contacteren indien bij reservering / bestelling van tickets iets niet duidelijk is of fout loopt, en waarbij het niet lukt om betrokkene te contacteren via mail.
  • Datum van in- en uitschrijving

  1. Gegevens van leden / vrijwillige medewerkers

Bent u als spelend lid of vrijwillige medewerker actief bij TVO vzw, dan verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het verzekeren van de vrijwillige medewerker
  • het plannen van vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met de vrijwillige medewerkers in dat kader.
  • het betalen van kostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang)
  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van TVO vzw.
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang )

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

  • naam, voornaam, adres, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum i.f.v. communicatie en vervullen wettelijke verplichtingen.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

Van de leden / vrijwillige medewerkers wordt verwacht dat zij elke wijziging van de verstrekte persoonsgegevens zo snel mogelijk doorgeven aan TVO vzw via secr@toneelolsenaarke.be.

  1. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

TVO vzw heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over website-bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secr@toneelolsenaarke.be Dan verwijderen wij deze informatie.

  1. Geautomatiseerde besluitvorming

TVO vzw neemt op geen enkel ogenblik op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van TVO vzw) tussen zit.

  1. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens

TVO vzw bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Concreet wil dit zeggen dat de persoonsgegevens van mensen die reserveren bewaard worden voor de periode tussen de reservatie en de voorstelling waarvoor gereserveerd werd.

Adressen van wie aangaf op de hoogte te willen worden gehouden van onze voorstellingen en evenementen, worden bewaard tot zij zich uitschrijven of lieten weten dat zij niet langer onze aankondigingen willen krijgen.

Gegevens van leden / vrijwillige medewerkers worden bewaard tijdens de volledige duurtijd van het lidmaatschap, of langer wanneer een wettelijke of decretale bepaling dat oplegt, of de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door TVO vzw dat rechtvaardigt.

  1. Doorgeven van de persoonsgegevens aan derden

De persoonsgegevens worden op één centrale en beveiligde database bewaard, enkel raadpleegbaar door het bestuursorgaan van TVO vzw.

We benadrukken nogmaals dat de persoonsgegevens die worden ingezameld, uitsluitend zullen worden gebruikt in het kader van de behandeling van uw reservatie / bestelling / infovraag, en dus noch aan derden zullen worden bezorgd, noch voor commerciële doeleinden zullen worden gebruikt, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

De gegevens van de spelende leden en vrijwillige medewerkers geven wij enkel door aan derden, in het bijzonder Opendoek vzw, en dit i.f.v het verzekeren van deze personen i.f.v. het uitvoeren van hun taken (acteren of eender welke andere activiteit ook). Voor het verzekeren van onze spelende leden en vrijwillige medewerkers worden volgende persoonsgegevens verzameld:

  • naam, voornaam, adres, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum

Opendoek vzw garandeert het beveiligen van deze gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Details hierover zijn te vinden in volgende link: https://www.opendoek.be/organiseren/privacy/privacybeleid.

  1. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

TVO vzw gebruikt alleen technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.

De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

  1. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door TVO vzw en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar secr@toneelolsenaarke.be.

  1. Klachten

TVO vzw wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de “Autoriteit Gegevensbescherming”. Dat kan via de volgende link: https://www.privacycommission.be/burger.

  1. Beveiliging van de gegevens

TVO vzw neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via secr@toneelolsenaarke.be.

Alle personen die namens TVO vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.

Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

  1. Wijziging privacyverklaring

TVO vzw kan zijn privacy statement wijzigen.

Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

Oudere versies van ons privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail (secr@toneelolsenaarke.be) als u deze wilt raadplegen.